Dokumentasi Siakadai

Panduan lengkap fitur dan cara penggunaan platform Siakad + AI untuk yayasan Tahfidz & Tahsin Al-Quran

1. Pengenalan Siakadai

Siakadai adalah platform Software as a Service (SaaS) yang dirancang khusus untuk yayasan Tahfidz dan Tahsin Al-Quran. Berbeda dengan sistem akademik generic, Siakadai menggabungkan kekuatan Artificial Intelligence (AI) dengan fitur manajemen akademik lengkap yang disesuaikan dengan kebutuhan pendidikan Al-Quran.

Problem yang Diselesaikan

• Pengelolaan santri dan tracking hafalan yang masih manual
• Sistem keuangan (SPP, beasiswa) yang rumit dan tidak transparan
• Sulitnya monitoring kehadiran dan penilaian ujian secara terstruktur
• Tidak ada sistem terpusat untuk yayasan multi-cabang
• Kurangnya tools untuk membantu santri belajar mandiri

2. AI Chatbot Belajar Mengaji FITUR UNGGULAN

Fitur AI Chatbot

• Interaktif & Responsif: Santri dapat bertanya dan mendapat jawaban langsung dari AI
• Pembelajaran Bertahap: AI memberikan materi pembelajaran yang disesuaikan dengan level santri
• Koreksi Bacaan: Membantu santri memahami tajwid, makhroj, dan cara membaca yang benar
• Tersedia 24/7: Santri dapat belajar kapan saja tanpa terbatas waktu belajar formal
• Pelengkap Pembelajaran: Tidak menggantikan pengajar, tapi melengkapi proses belajar di kelas

Cara Menggunakan AI Chatbot

1. Login ke akun santri Anda
2. Klik menu "AI Belajar Mengaji" di dashboard
3. Mulai percakapan dengan mengetik pertanyaan atau memilih topik pembelajaran
4. Ikuti panduan yang diberikan AI untuk belajar tahap demi tahap
5. Gunakan fitur feedback untuk memberikan penilaian terhadap jawaban AI

3. Tracking Hafalan Al-Quran

Sistem tracking hafalan yang komprehensif untuk memantau progress hafalan santri per surah, juz, dan kualitas bacaan.

Fitur Tracking Hafalan

Tracking per Surah

• Daftar Surah Dihafal: Record surah mana saja yang sudah dihafal santri
• Surah Teruji: Tracking surah yang sudah diujikan dan dinyatakan lulus
• Status Hafalan: Membedakan antara hafal vs teruji untuk memastikan kualitas hafalan
• History Lengkap: Riwayat kapan surah dihafal dan kapan diuji

Tracking per Juz

• Progress 30 Juz: Visual progress bar untuk setiap juz yang dihafal
• Persentase Hafalan: Perhitungan otomatis berapa persen dari 30 juz yang sudah dihafal
• Target Hafalan: Set target juz yang ingin diselesaikan dalam periode tertentu

Kualitas Bacaan

• Evaluasi Tajwid: Penilaian kualitas tajwid saat ujian
• Evaluasi Makhroj: Penilaian ketepatan makhroj huruf
• Evaluasi Kelancaran: Penilaian kelancaran dan kecepatan membaca
• Catatan Pengajar: Catatan khusus dari pengajar untuk improvement

4. Placement Test Audio

Sistem tes penempatan level berbasis audio recording untuk menentukan level santri baru dengan akurat.

Alur Placement Test

1. Registrasi Awal: Calon santri mendaftar melalui form online
2. Upload Audio: Santri merekam dan upload bacaan Al-Quran mereka (format mp3/wav/m4a)
3. Review Admin: Admin atau assessor mendengarkan rekaman dengan player built-in
4. Evaluasi: Admin mengevaluasi kualitas bacaan berdasarkan:
   • Tajwid (ketepatan hukum bacaan)
   • Makhroj (ketepatan huruf hijaiyah)
   • Kelancaran (fluency membaca)
5. Penentuan Level: Admin assign level yang sesuai (Pemula, Menengah, Lanjutan, dll)
6. Approval: Jika approved, sistem otomatis:
   • Generate NIS (Nomor Induk Santri)
   • Aktivasi akun santri
   • Kirim notifikasi WhatsApp
7. Rejection Handling: Jika reject, santri dapat re-upload dengan catatan perbaikan

Fitur Tambahan

• Storage AWS S3: File audio disimpan aman di cloud storage
• Tracking Aging: Monitor berapa lama waktu dari upload hingga verifikasi
• History Tracking: Record lengkap jika ada reject dan re-upload
• Bulk Assessment: Admin dapat review multiple placement test dalam satu sesi

5. Manajemen Santri

Sistem pengelolaan data santri yang comprehensive untuk santri dewasa dan anak-anak.

5.1. Santri Dewasa (Reguler)

Data yang Dikelola

• Biodata Lengkap: NIK, nama lengkap, tempat & tanggal lahir, jenis kelamin
• Kontak: Email, nomor telepon, alamat lengkap (provinsi, kota, kecamatan, kelurahan, RT/RW), domisili
• Pendidikan: Tingkat pendidikan terakhir, jurusan
• Pekerjaan: Jenis pekerjaan, status bekerja (Ya/Tidak)
• Data Akademik: NIS, level/jenjang, angkatan, program, status aktif/non-aktif
• History Transfer: Jika transfer dari cabang lain (cabang asal, level asal)

Fitur Manajemen

• Generate NIS Otomatis: Sistem generate nomor induk unik untuk setiap santri
• Filter & Search: Filter berdasarkan angkatan, level, jenis kelamin, status pekerjaan, domisili
• Sistem Gender-Based: Pengelompokan kelas berdasarkan jenis kelamin (Ikhwan/Akhwat/Campur)
• Status Management: Ubah status aktif/non-aktif, cuti, lulus, dropout
• Transfer Antar Cabang: Request transfer ke cabang lain dengan history tracking
• Export Data: Export ke Excel dengan format professional

5.2. Santri Anak-Anak

Data Khusus Anak

• Biodata Anak: Nama lengkap, umur, tanggal lahir
• Data Orang Tua/Wali: Nama ayah, ibu, nomor kontak, alamat
• Informasi Sekolah: Nama sekolah, kelas
• Program Anak: Kategori program (TAHFIDZ, TAHSIN, atau lainnya)
• Level Anak: Level yang disesuaikan untuk program anak

Fitur Khusus

• Filter Rentang Usia: Cari santri berdasarkan rentang umur (misal: 7-9 tahun)
• Portal Orang Tua: Orang tua dapat login untuk melihat progress anak
• Multiple Categories: Satu anak dapat mengikuti multiple program (TAHFIDZ + TAHSIN)
• Flexible Structure: Konfigurasi berbasis JSON untuk customization

6. Manajemen Pengajar

Pengelolaan data pengajar dan assignment ke kelas-kelas yang diampu.

Fitur Manajemen Pengajar

• Profil Lengkap: Biodata, kontak, pendidikan, keahlian (tahfidz/tahsin)
• Assignment Kelas: Satu pengajar bisa diampu multiple kelas
• Dual Role: Dapat berperan sebagai pengajar utama dan penguji
• Status Aktif: Manage status aktif/non-aktif pengajar
• Track Kinerja: Rekam jejak mengajar, jumlah kelas, jumlah santri

Dashboard Pengajar

Setiap pengajar memiliki dashboard khusus dengan informasi:

• Daftar kelas yang sedang diampu
• Jadwal mengajar minggu ini
• Tugas ujian yang perlu dinilai
• Tugas placement test yang perlu di-assess
• Daftar santri di kelas-kelas mereka
• Quick action untuk input absensi dan nilai ujian

7. Manajemen Kelas

Sistem pengelolaan kelas yang flexible untuk kelas reguler dan kelas anak.

Konfigurasi Kelas Reguler

• Program & Level: Assignment program pembelajaran dan level/jenjang
• Pengajar: Assign pengajar utama untuk kelas
• Jadwal: Hari, waktu mulai, waktu selesai, timezone (WIB/WITA/WIT)
• Gender Restriction: Batasan jenis kelamin (IKHWAN/AKHWAT/CAMPUR)
• Kuota Peserta: Maksimal jumlah santri per kelas
• Metode Absensi: Manual (admin input) atau Coordinator-based
• Koordinator Ujian: Penunjukan koordinator untuk manage ujian
• WhatsApp Group: Link grup WA kelas untuk komunikasi

Fitur Cerdas

• Auto Filter Eligibility: Sistem otomatis filter santri yang eligible berdasarkan level dan gender
• Kuota Notification: Notifikasi otomatis saat kuota kelas penuh
• Multi Timezone: Support untuk cabang di berbagai zona waktu Indonesia
• Conflict Detection: Deteksi konflik jadwal pengajar atau santri

Konfigurasi Kelas Anak

• Multiple Categories: Satu kelas bisa punya multiple kategori (TAHFIDZ, TAHSIN)
• Age Range Filter: Filter rentang usia untuk enrollment
• Level Filter: Filter level anak yang sesuai
• Flexible Schedule: Jadwal range atau fixed days
• Multiple Teachers: Assign multiple pengajar per kelas
• Session Configuration: Atur durasi dan waktu per sesi

8. Sistem Absensi

Sistem pencatatan kehadiran santri dengan multiple metode pencatatan.

Metode Absensi

1. Manual Entry: Admin input absensi langsung per sesi
   • Pilih kelas dan tanggal
   • Mark kehadiran santri: Hadir, Tidak Hadir, Izin, Terlambat
   • Tambah catatan jika diperlukan
2. Coordinator-Based: Koordinator kelas input absensi
   • Koordinator login ke sistem
   • Akses absensi untuk kelas yang dikoordinir
   • Input kehadiran real-time saat kelas berlangsung

Fitur Absensi

• Recording per Sesi: Absensi tercatat per pertemuan/sesi
• Status Kehadiran: Hadir, Tidak Hadir, Izin, Terlambat (customizable)
• Catatan per Sesi: Field untuk catatan khusus (misal: sakit, ada keperluan keluarga)
• Rekap per Santri: Lihat history absensi seorang santri
• Rekap per Kelas: Lihat statistik kehadiran kelas
• Export Data: Export absensi ke Excel

Reporting Absensi

• Persentase Kehadiran: Hitung otomatis persentase hadir vs total pertemuan
• Statistik Kelas: Rata-rata kehadiran per kelas
• Trend Analysis: Grafik trend kehadiran per periode
• Alert System: Alert jika santri tidak hadir berturut-turut (misal: 3x berturut)

9. Sistem Ujian & Penilaian

Sistem penilaian yang flexible dan disesuaikan dengan kebutuhan pendidikan Al-Quran.

Ujian Reguler

Konfigurasi Field Flexible

Sistem menyediakan field yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan:

• Text Fields (1-10): Untuk catatan, komentar, evaluasi kualitatif
  • Contoh: Evaluasi Tajwid, Evaluasi Makhroj, Evaluasi Kelancaran
• Integer Fields (1-10): Untuk scoring, nilai numerik
  • Contoh: Nilai Bacaan (0-100), Nilai Hafalan (0-100)
• Graduate Field: Marking kelulusan (Lulus/Tidak Lulus)

Workflow Ujian

1. Admin create ujian untuk kelas tertentu
2. Assign penguji (bisa berbeda dari pengajar utama)
3. Penguji login dan lihat daftar santri yang perlu diuji
4. Input nilai dan evaluasi per santri
5. Mark graduate jika santri lulus
6. System auto-record tanggal ujian

Ujian Anak (Khusus Al-Quran)

Fitur Khusus TAHFIDZ

• Surah Hafal: Daftar surah yang sudah dihafal
  • Multiple selection dari 114 surah
  • Tracking tanggal saat surah dihafal
• Surah Teruji: Surah yang sudah diujikan dan lulus
  • Subset dari surah hafal
  • Tracking tanggal ujian dan penguji
• Tracking Juz: Progress hafalan per juz (1-30)
  • Visual progress bar
  • Persentase completion
• History Lengkap: Timeline hafalan dari awal hingga sekarang

Fitur Khusus TAHSIN

• Evaluasi Kualitas Bacaan: Penilaian tajwid, makhroj, kelancaran
• Progress Perbaikan: Tracking improvement dari waktu ke waktu
• Catatan per Kategori: Catatan spesifik untuk area yang perlu diperbaiki

Category-Based Exams

• Satu santri anak bisa punya ujian TAHFIDZ dan TAHSIN terpisah
• Multiple exam sessions per student
• Per-category progress tracking
• Teacher-specific assignments untuk each category

10. Manajemen Keuangan

Sistem keuangan yang comprehensive dan flexible untuk berbagai skema pembayaran.

Struktur Biaya Flexible

1. Biaya Pendaftaran

• Biaya awal saat registrasi
• Support diskon pendaftaran (early bird, promo, dll)
• Configurable per program

2. SPP Bulanan (SPP 1 - SPP 12)

• 12 bulan SPP yang dapat dibayar per bulan atau sekaligus
• Tracking status pembayaran per bulan
• Reminder otomatis untuk SPP jatuh tempo
• Flexible amount per program dan level

3. Biaya Wajib (Wajib 1 - Wajib 5)

• 5 jenis biaya wajib yang dapat dikonfigurasi
• Custom naming per biaya
  • Contoh: Buku, Seragam, Ujian Akhir, Kegiatan Wajib, dll
• Configurable amount per program
• Wajib dibayar oleh semua santri

4. Biaya Sunnah (Sunnah 1 - Sunnah 5)

• 5 jenis biaya opsional
• Custom naming
  • Contoh: Infaq Pembangunan, Kegiatan Opsional, Donasi, dll
• Peserta dapat pilih untuk bayar atau tidak
• Tracking siapa yang bayar biaya sunnah

5. Infaq/Donasi

• Nominal bebas sesuai kemampuan peserta
• Tracking donor dan jumlah infaq
• Reporting khusus untuk infaq/donasi

Metode Pembayaran

1. Transfer Manual

• Santri upload bukti transfer (JPG/PNG/PDF)
• Admin verifikasi manual
• WhatsApp notification setelah konfirmasi
• Bukti tersimpan di AWS S3

2. Virtual Account (VA)

• Generate VA otomatis per transaksi
• Integrasi dengan payment gateway (Xendit, Midtrans, dll)
• Verifikasi otomatis via callback
• Update status real-time
• Expired time management

3. Beasiswa

• Input kode beasiswa saat pembayaran
• Potongan otomatis sesuai konfigurasi beasiswa
• Tracking penggunaan beasiswa
• Validasi kode dan quota

Workflow Pembayaran

1. Pilih Kelas: Santri memilih kelas yang ingin diikuti
2. Lihat Rincian: Sistem show breakdown:
   • Biaya pendaftaran (jika ada diskon, show original + diskon)
   • SPP 1-12 atau per bulan
   • Biaya wajib (list semua wajib 1-5)
   • Biaya sunnah (optional, dapat di-uncheck)
   • Total yang harus dibayar
3. Input Kode Beasiswa: Jika ada, input kode beasiswa untuk potongan
4. Pilih Metode: Transfer Manual, VA, atau Beasiswa (full scholarship)
5. Proses Pembayaran:
   • Transfer Manual: Upload bukti → Pending → Admin konfirmasi
   • VA: Generate VA → Bayar → Auto-confirm via callback
   • Beasiswa: Validate kode → Auto-approve jika valid
6. Konfirmasi: WhatsApp notification ke santri
7. Enrollment: Santri terdaftar di kelas setelah pembayaran confirmed

Dashboard Transaksi (ByTransaksi)

• View All Transactions: Semua transaksi dengan filter lengkap
• Filter Options: Angkatan, program, status pembayaran, metode, tanggal
• Detail Transaksi: Breakdown itemized, discount, bukti bayar, notes
• Edit Transaction: Update amount, status, re-upload bukti, add notes
• Export: Excel export dengan format professional

Dashboard Konfirmasi (ByKonfirmasi)

• Queue Pending Payments: List pembayaran yang menunggu konfirmasi
• Preview Bukti: View image bukti transfer directly
• Quick Action: Approve atau Reject dengan satu klik
• Bulk Confirmation: Confirm multiple payments sekaligus
• Notification: Auto-send WhatsApp setelah confirm/reject

Rekap Pembayaran (ByRekap)

• Summary by Program: Total revenue per program
• Payment Status Overview:
  • Total Lunas
  • Total Belum Lunas
  • Outstanding balance
• Statistics by Demographics: Gender, level, angkatan
• Dashboard Keuangan:
  • Total revenue per periode
  • Outstanding receivables
  • Payment collection rate
  • Trend pembayaran
• Export Comprehensive Reports: Excel dengan summary dan detail

11. Sistem Beasiswa

Manajemen beasiswa yang terstruktur dan transparan.

Fitur Pembuatan Beasiswa

• Generate Kode Unik: Sistem generate kode beasiswa yang unique
• Konfigurasi Coverage:
  • Pendaftaran: Full/partial waiver (misal: 100%, 50%)
  • SPP: Pilih bulan mana saja (SPP1-12) yang di-cover
  • Biaya Wajib: Pilih wajib mana saja (Wajib1-5) yang di-cover
  • Biaya Sunnah: Pilih sunnah mana saja (Sunnah1-5) yang di-cover
• Quota Management: Set jumlah maksimal penerima beasiswa
• Periode Berlaku: Set tanggal mulai dan berakhir beasiswa
• Deskripsi: Deskripsi beasiswa untuk internal reference

Contoh Beasiswa

Assignment & Usage

• Input Kode: Peserta input kode beasiswa saat registrasi/pembayaran
• Validasi Otomatis: System validate kode dan quota
• Potongan Otomatis: Discount applied sesuai coverage
• Tracking Usage: Record siapa saja yang pakai beasiswa dan kapan
• Status: Available (masih ada quota) atau Used (quota habis)
• Usage History: Lengkap dengan nama, tanggal, jumlah potongan

Reporting Beasiswa

• Total Alokasi: Total nilai beasiswa yang dialokasikan
• Beasiswa Terpakai: Total nilai beasiswa yang sudah digunakan
• Remaining Quota: Sisa quota per beasiswa
• Financial Impact: Impact ke revenue
• Export Data: Export daftar penerima beasiswa

12. Sertifikat Digital

Sistem pengelolaan sertifikat kelulusan secara digital.

Workflow Sertifikat

1. Request Sertifikat:
   • Santri request sertifikat setelah lulus program
   • Upload requirements jika ada (foto, dokumen pendukung)
   • System record request dengan status "Pending"
2. Verifikasi Admin:
   • Admin review request
   • Cek kelengkapan:
     • Kelulusan program (marked graduate di ujian)
     • Pembayaran lunas
     • Persyaratan lain terpenuhi
   • Approve atau reject request
3. Penerbitan:
   • Admin generate nomor sertifikat unik
   • Assign tanggal sertifikat
   • Upload file e-certificate (PDF) ke AWS S3
   • WhatsApp notification ke santri
4. Download:
   • Santri login ke portal
   • Download e-certificate langsung dari sistem
   • File tersimpan permanen di cloud

Pembayaran Sertifikat

• Biaya Configurable: Set biaya sertifikat per program
• Support Sertifikat Non-AAIS: Untuk sertifikat dari institusi lain
• Workflow Terpisah:
  • Upload bukti bayar biaya sertifikat
  • Admin konfirmasi pembayaran
  • Transaction tracking khusus sertifikat
• Export Data: Export data pembayaran sertifikat

Konfigurasi Level Cabang

• Toggle On/Off: Enable/disable sertifikat per cabang
• Set Harga: Konfigurasi harga sertifikat
• Support Eksternal: Toggle untuk sertifikat non-AAIS
• Custom Requirements: Set requirements khusus per cabang

13. Multi-Branch Management

Arsitektur multi-branch yang mature untuk yayasan dengan banyak cabang.

Konfigurasi Cabang (AturCabang)

Settings per Cabang

• Informasi Dasar: Nama cabang, kota/lokasi, kontak (telepon, email, alamat)
• Timezone: WIB, WITA, atau WIT untuk jadwal kelas yang akurat
• Angkatan Aktif:
  • Angkatan aktif untuk program reguler
  • Angkatan aktif untuk program anak

Feature Toggles

• Sistem Sertifikat: On/Off dan konfigurasi harga
• Sertifikat Non-AAIS: Enable/disable sertifikat eksternal
• Filter Registrasi:
  • Batasan domisili (hanya terima dari kota tertentu)
  • Kelas weekend only (untuk santri yang bekerja)
  • Period registrasi aktif (open/close registration)

Data Isolation

Transfer Antar Cabang

• Request Transfer: Request untuk transfer santri ke cabang lain
• Workflow Approval: Admin cabang tujuan approve/reject
• Data Preservation:
  • old_cabang: Record cabang asal
  • old_level: Record level di cabang asal
  • Transfer date & reason
• History Tracking: Timeline lengkap transfer santri
• Dashboard Transfer:
  • Pending transfer requests
  • Approved transfers
  • Transfer history
  • Export transfer data

Centralized Management

Super Admin Dashboard

• Overview Semua Cabang: Quick stats dari semua cabang
• Comparative Reports:
  • Jumlah peserta per cabang
  • Revenue per cabang
  • Program yang berjalan di each cabang
  • Statistik kelulusan per cabang
• Consolidated Financial Reports: Total revenue dari all branches
• Cross-Branch Analytics: Compare performance antar cabang
• Branch Management: Add/edit/disable cabang

14. Sistem Notifikasi WhatsApp

Notifikasi otomatis via WhatsApp untuk berbagai event.

Automated Notifications

1. Placement Test

• Upload Confirmation: Notif setelah upload audio (terima kasih + estimasi waktu review)
• Approval Notification: Notif hasil verifikasi jika approved (selamat + NIS + next steps)
• Rejection Notification: Notif jika reject dengan alasan + panduan re-upload

2. Payment

• Payment Received: Konfirmasi pembayaran diterima dan sedang diproses
• Payment Approved: Notif pembayaran disetujui + detail transaksi
• Payment Rejected: Notif pembayaran ditolak + alasan + cara re-upload
• SPP Reminder: Reminder SPP jatuh tempo (7 hari sebelum, 1 hari sebelum)
• VA Expiry: Reminder VA akan expire

3. Registration & Enrollment

• Registration Confirmation: Konfirmasi pendaftaran kelas
• Welcome Message: Welcome message setelah terdaftar + informasi kelas
• WhatsApp Group Link: Link grup WA kelas untuk bergabung

4. Certificate

• Certificate Approved: Notif sertifikat sudah approved + cara download
• Download Link: Link direct untuk download e-certificate

5. General Announcements

• Broadcast Pengumuman: Kirim pengumuman ke group tertentu
• Event Notifications: Notifikasi untuk event khusus
• Schedule Changes: Notifikasi perubahan jadwal

Konfigurasi (AturWA)

• Template Message: Configure template per jenis notifikasi
• Toggle On/Off: Enable/disable per notification type
• Custom Footer: Custom footer template untuk branding
• Phone Management: Manage nomor WhatsApp yang digunakan
• API Integration: Integrasi dengan WhatsApp gateway (Fonnte, Wablas, dll)

Dashboard Notifikasi

• Log Terkirim: History notifikasi yang sudah terkirim
• Failed Notification: List notifikasi yang gagal + retry button
• Delivery Status: Track delivery status per message
• Statistics: Total sent, delivered, failed per periode

15. Reporting & Analytics

Sistem reporting yang comprehensive untuk data-driven decision making.

Student Reports

• Roster Reports: Complete student list dengan filter lengkap
• Enrollment Reports: Students per class, enrollment trends, distribution
• Progress Reports: Academic progress by level, exam results, graduation rates
• Tahfidz Progress: Hafalan surah/juz, completion rates, tested vs memorized

Attendance Reports

• Session Attendance: Attendance per session dengan percentage
• Trend Analysis: Attendance trends over time, peak/low periods
• Student Patterns: Identifikasi santri dengan attendance issues

Financial Reports

• Transaction Reports: All transactions dengan full details dan breakdown
• Payment Status: Lunas vs Belum Lunas, outstanding payments
• Revenue Reports: Total revenue per period, by program, by branch
• Payment Method Breakdown: Statistics by payment method
• Scholarship Reports: Allocation, usage, financial impact

Exam Reports

• Results by Class: Exam scores per class, pass/fail rates, averages
• Individual Performance: Student exam history, score trends
• Tahfidz Tracking: Hafalan progress per student, surah completion, juz progress

Certificate Reports

• Issuance Reports: Certificates requested, issued, pending
• Graduate Tracking: Graduates per program, timeline, delivery status
• Payment Status: Certificate payment tracking

Operational Reports

• Class Reports: Class utilization (quota vs enrolled), teacher workload
• Branch Performance: Comparative metrics across branches, growth rates
• Program Popularity: Which programs are most popular

Export Capabilities

---